среда, 28 марта 2012 г.

#6 - Базисная память и обратный промышленный шпионаж

Решил перевести поистине любимую статью, на частный перевод которой наткнулся в начале своей карьеры на этом месте. Перевожу, так как хочу перевести.

Оригинал

Базисная память выражается в двух формах: в людях и в документах. Люди запоминают, как вещи работают и почему. Иногда они даже записывают эти сведения и где то их хранят. Базисная амнезия работает точно так же. Люди уходят, а документы пропадают, разрушаются, или же просто о них забывают.

Я несколько десятилетий работал на большой топливо перерабатывающей компании. В начале 80х, мы разработали и построили завод, который перерабатывает один вид углеводорода в другой. В течение последующих тридцати лет базисная память об этом заводе потихоньку стиралась. Но не беспокойтесь, он все еще работает и приносит прибыль компании. Осуществляется ежедневное обслуживание, и опытный персонал знаком с системой управления, структурой завода, системами безопасности и остальными важными особенностями его работы.

Но компания забыла, как, на самом деле, работает завод.


Вот несколько причин, почему это произошло:
  • Спад в топливной индустрии на протяжении 80х и 90х годов вызвал снижение количества нанятых новых сотрудников. К концу 90х наша команда состояла из людей двух возрастных групп: старше 55 и младше 35 лет.
  • Мы постепенно перешли на полностью компьютеризированное управление.
  • Целые серии реорганизаций заставляли наши офисы снова и снова переезжать.
  • Процессы крупных слияний, несколькими годами позже, полностью растворили нас в огромной топливо перерабатывающей компании-гиганте, вызывая значительные базисные и кадровые встряски.

Базисная археология

В начале 2000х несколько сотрудников, в том числе и я, ушли на пенсию.

А в конце 2000х компания вспомнила о существовании того самого завода, и решила что-нибудь с ним сделать. А именно, повысить эффективность и работоспособность цеха за счет устранения помех производству и провести предпроектное исследование для добавления второго цеха.

И вот они столкнулись с проблемами. Как завод был построен? Почему он был построен именно так? Как он вообще работает?

Базисная память в этот момент была уже развеяна. Инопланетные механизмы гудели, но продолжали работать и выдавать нужные полимеры. Компания знала, как их обслуживать, но не была точно уверена, какая именно тайная магия задействована в производстве. По правде говоря, никто не был уверен даже в том, откуда начать исследование этого завода.

И бремя поиска всей документации пало на плечи, когда-то тех самых, молодых, инженеров, которые уже стали представителями старшего звена. Это куда меньше напоминало базисную память, а скорее было началом базисной археологии. Ни у кого не было ни малейшей идеи, что за документация была нужна, существовала ли она, если и существовала, то где бы она могла находиться, или же в каком виде она представлена. Вся документация была разработана группой сотрудников, которой больше не существовало, в той компании, которая участвовала в слиянии, в офисе, который был закрыт, с использованием не цифровых методов, которые больше не применялись.

Первым шагом было выяснение того, как же на самом деле называется завод. Выяснилось, что то название, которое использовали инженеры, было всего лишь разговорной формой территории, на которой находился завод, а по официальным документам завод назывался несколько иначе. В документах фигурировали даже разные названия для этого завода. Был вариант связанный с названием проекта, согласно которому завод и был разработан, так же присутствовал вариант, происходивший из названия совместного предприятия, под началом которого он и был построен.

В 1998 году для повышения качества документооборота заводу был присвоен уникальный идентификационный номер. Кроме того, в 2001 году заводу вновь был присвоен идентификационный номер, на этот раз в целях перехода на электронный документооборот. И неизвестно, какая система документооборота все-таки использовалась для обработки документов, в конечном счете. Подчас метки на документах указывали и на другие, неизвестные системы.

Но, несмотря на все прелести документооборота, здесь инженеров ждал провал. Документы, использовавшие номер образца 1998 года, судя по записям, должны были находиться в библиотеке, которая располагалась по адресу, которого уже не существовало задолго до 1998 года, и именно этим можно объяснить почему номер образца 2001 года не указывал ни на один цифровой документ, старше некоторых недавних докладов и текущих отчетов. В то время я наивно надеялся, что повальная оцифровка избавит нас от подобных проблем навсегда. Мой руководитель читал увесистую книженцию, как раз посвященную этой теме, которую я как раз и позаимствовал из любопытства. Изложенное в ней казалось довольно убедительным.

Но старомодный телефон и служебная переписка работали немного лучше. Материалы научно-исследовательского отдела оказались почти нетронутыми и их библиотеки все еще существовали. Кому-то повезло найти среди них документацию по процессу выделения полимеров на заводе, а так же копии некоторой технической документации, дублированной для библиотеки исследований и разработок. Большие бумажные модели, чертежи, тома, содержащие данные о заводе, и все это пылилось на полках. На этих бумажных документах красовались идентификационные номера, показывая, что с них когда-то были сняты копии Большой Оцифровывающей Корпорацией. Но кто знает, что стало с этими копиями.

Расшифровка документации

Некоторые документы были собраны и инженеры приступили к работе, пытаясь повысить эффективность и работоспособность за счет устранения помех. К сожалению, документы оказались не полными, а сами записи порой напоминали иероглифы. И это существенно замедлило процесс. Руководитель в шутку заметил, что в инженерных школах стоило бы преподавать курс инженерной археологии, на которых студенты должны были бы разобраться в папках с документами тридцатилетней давности. Идея мне понравилась. Я даже задумался, а не почитать ли старую книгу по инженерии, в которой описывалось, как чинить старую ламповую технику.

Некоторые из указанных в документах обозначения были знакомы, другие же - устарели. Даже там, где терминология была ясной, до конца не была понятна причинно-следственная связь изложения, интерпретация усложнялась. Было бы здорово иметь большую красочную обзорную книгу. Под конец проекта кто-то должен был выпустить книгу: "Что, черт возьми, это за завод: Как он работает?" Эта книга на самом деле пишется сейчас, только пишут ее археологи.

Обратный промышленный шпионаж

Через какое-то время после этого со мной и моим бывшим коллегой связался еще один наш сотрудник. Который на этот раз занимал должность руководителя этой группы. Сможем ли мы помочь консультацией по проекту связанному с этим заводом? Я согласился. Это звучало интересно, да и кроме того мне предложили часовую ставку в несколько раз большую моей предыдущей зарплаты.

Таким образом, я и оказался занят разъяснениями компании о том, как их собственный завод работает.

Я мог использовать свои воспоминания для этого дела. Я вспомнил, как работали некоторые устройства, тридцатилетний опыт работы дал о себе знать. Но что важнее, у меня было четкое понимание того, что является важным в работе завода и как его части функционируют вместе.

Пожалуй, не менее важным был тот факт, что у меня неофициально сохранилась кое-какая документация на этот счет. В то время как наш офис переезжал, как происходила реорганизация, ситуация с документами складывалась не простая. Мне приходилось ждать по нескольку дней, чтобы получить адресованную мне почту, из-за того, что вся почта должна была пройти через систему библиотек, часть из которых лишь приближалась к оцифровке. Паранойя в управлении корпорацией так же вносила свою лепту, все их правила связанные с коммерческой тайной, все, что связано с процессом производства, все это затормаживало и не давало спокойно работать.

Поэтому мы и разработали систему: "не спрашивай/не говори", для того чтобы делать частные копии документов и свободно носить и пользоваться ими. Инженеры, в общей массе, не любили ждать пока, по необъяснимым причинам, у них, наконец-таки, окажутся документы и они смогут начать работать. Кроме того, мы выглядели лучше в их глазах, так как при нас всегда были документы, и мы не оправдывались тем, что нам нужно ждать факса.

Моей задачей сейчас было незаметно вернуть им эти документы. Я был бы рад просто прийти и отдать их. Но в глазах компании мой поступок не имел бы никакого смысла. У компании официально все эти документы были, пускай и в оцифрованном виде, а у меня их, опять же, официально, не было. На деле же все было наоборот, но кто хотел это слушать? Кто знает, какие официальные процедуры позволили бы мне исправить положение дел.

Нет, документы должны быть возвращены на место, но уже не официально. В местной библиотеке могут делаться копии всех документов. В конце концов, они работают в системе электронного документооборота, и при следующей проверке кто-нибудь обязательно найдет документы без инвентарного номера. Я надеюсь, что они их не потеряют, потому что меня не будет рядом через тридцать лет, чтобы вновь пронести им эти документы.

И да, как приглашенному консультанту мне так же не положено знать некоторые коммерческие тайны, содержащиеся в документах. Сотрудникам организации участвующим в процессе стоит быть осторожными в разговоре с приглашенным экспертом, дабы не передать конфиденциальную информацию. К сожалению, сами сотрудники не знали, какими секретами они владеют, а я знал. Я даже был автором некоторых из них, да и мое имя значится на некоторых патентах. Тем не менее, мне нужно было незаметно вернуть эти коммерческие тайны обратно, надеясь, что новые сотрудники смогут с ними разобраться. Им нужно было просто убедиться в том, что это их документы и ни в коем случае не отправлять их мне назад.

Мы много слышим из шпионских фильмов про промышленный шпионаж. Я бы с радостью прочел исследование, посвященное обратному промышленному шпионажу, когда компании забывают свои секреты и их сотрудникам приходится не официально возвращать собственные копии документов. Я настаиваю, что это случается чаще, чем вы думаете.

Проблема разрешима?

Я не уверен, какова мораль данной истории.

Лучшая организация документооборота может решить некоторые проблемы. Но попытки исправить или же улучшить систему документооборота могут сами вызвать проблемы. поэтому нужно быть осторожными. Нам бы повезло больше, если бы больше библиотек сохранилось. Мы смогли собрать только часть документов, потому что у нас осталась лишь одна библиотека.

Память техник и опыта сохранить куда сложнее. Поддержание стабильного уровня распределения возрастов в компании, скорее всего, поможет избежать резкой потери базисной памяти при уходе части персонала в отставку.

Но возможно инженерная археология всегда будет существовать. Когда я смотрю по сторонам, то понимаю, что наш мир становиться все более технически совершенным, если вы вернетесь, лет на десять назад, он будет похож на подземный Нью-Йорк. Нагромождение странных памятников технологии, созданных древними людьми, оставившими после себя лишь части чертежей и диаграмм, с гулом скрывается вдали.

-Инженер, 2011-12-04

Комментариев нет:

Отправить комментарий